Wie können Teleworking und Home Office am besten abgewickelt werden? Wir präsentieren Software-Lösungen und Tools für die Online-Kollaboration, für das File Sharing, für Video-Konferenzen und die gemeinsame Projektarbeit. Viele dieser Anwendungen haben wir selbst im Einsatz.
Microsoft Teams
Das starke Tool aus der MS Office365-Familie. Teams ist in seiner Grundversion gratis und auf jedem Gerät verfügbar. Projekte können hier als so genannte „Teams“ angelegt und gemeinsam verwaltet werden. Zahlreiche Dateitypen, vor allem aus der Office-Familie, können eingebunden werden. Chats und Video-Konferenzen sind innerhalb der Teams, aber auch für externe Teilnehmer möglich. Mehr Infos gibt es in unserem Blog-Beitrag.
Trello
Trello ist eine web-basierte Aufgaben-Verwaltung. In Trello ist es möglich, in sogenannten Boards (auch gemeinsam nutzbar mit anderen Mitgliedern) Aufgaben in Listen zu verwalten. Die Aufgaben können beliebig bearbeitet und mit Checklisten, Anhängen, Terminen und vielem mehr versehen werden. Das Online-Tool ist mit Kalenderfunktionen und anderen Tools wie Slack kombinierbar. Auch Trello ist in seinen Grundfunktionen kostenlos. Trello gibt es für die gängigsten Browser und als App.
trello.com
Microsoft Planner
Der Planner ist das Aufgaben-Verwaltungs-Tool von Microsoft und ist Teil der Office365-Welt. Ähnlich wie bei Trello können hier Projekte online (gemeinsam) verwaltet werden. Der Vorteil: Planner integriert praktisch alle Office365-Anwendungen wie Teams, Kalender, Outlook, OneNote, Word, Excel, PowerPoint u.v.m. Planner funktioniert auf Desktops und auf mobilen Endgeräten. Als Bestandteil einer Office365-Lizenz ist der Planner somit kostenpflichtig.
products.office.com
Vorsicht bei Zoom
Zoom ist ein Video-Konferenzdienst und bietet Remote-Konferenzen, Videokonferenzen, Online-Besprechungen, Chat und mobile Zusammenarbeit. Zoom wird sehr oft für Webinare verwendet. Zoom bewältigt bis zu 1.000 Videoteilnehmer und 10.000 Zuschauer. Zoom gibt es für Mac, Windows, Linux, iOS und Android. Der Dienst ist in seiner Basisversion mit eingeschränkten Funktionen bis zu 100 Teilnehmern kostenlos. Allerdings warnen Datenschützer nun vermehrt und weisen auf diverse Sicherheitslücken hin. Datenschutzkonforme Alternativen sind daher empfehlenswerter.
zoom.us
Video-Konferenz-Tool von EXPERTE.de
Eine in Deutschland von EXPERTE.de entwickelte Alternative zu Zoom basiert auf der etablierten Open-Source-Software Jitsi Meet und wird in Deutschland gehostet. Mit diesem Online-Meeting-Tool kann man ohne Anmeldung, direkt im Browser und völlig kostenlos eine Videokonferenz durchführen. Mit nur einem Klick wird die Konferenz gestartet und und man erhält einen Link, mit dem andere Personen dem Meeting sofort beitreten können. Es werden keinerlei personenbezogenen Daten erhoben und gespeichert, die Nutzung ist vollkommen anonym möglich.
experte.de/online-meeting
OneDrive und SharePoint
Beides sind Dateiverwaltungsplattformen aus der Office365-Welt von Micorsoft. Mit beiden Tools kann man Dokumente online speichern und überall verfügbar machen. OneDrive stellt dabei eher die klassische Dateiverwaltung dar, die Dateien werden vom Desktop in die Cloud synchronisiert und können von überall abgerufen werden. Einzelne Dateien oder Ordner können für andere freigegeben werden. Der Microsoft SharePoint ist ebenfalls ein Online-Speicherort für Daten. Hier liegt der Fokus ganz klar auf der Zusammenarbeit. Die Inhalte werden zentral abgelegt und für eine Gruppe von Nutzern verfügbar gemacht. Im Unterschied zu OneDrive können hier die unterschiedlichsten Applikationen des Microsoft-Universum eingebunden werden.
Die Dateinutzung ist im Web, auf mobilen Endgeräten mittels Apps und auf dem Desktop I(Windows , Mac) möglich.
Als reiner Speicherplatz ist OneDrive bis 5 GB kostenlos. SharePoint ist Bestandteil einer Office365-Lizenz und somit kostenpflichtig.
Wie alle Office365-Anwendungen sind auch OneDrive und SharePont DSGVO-konform. Die Datenverarbeitung findet in der EU statt.
onedrive.live.com
products.office.com
Google Drive
Google Drive ist der Filehosting-Dienst von Google und ermöglicht Benutzern das Speichern von Dokumenten in der Cloud, das Teilen von Dateien und das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten des Google-Office-Softwarepakets G Suite. Zu beachten ist, dass Google-Server auch außerhalb Europas stehen können. Auch bei Dropbox und anderen US-Diensten gilt es, die Anforderungen an den europäischen Datenschutz abzuklären.
Ö-Cloud
Wer seine Daten am liebsten im Inland hat, der kann mit dem Gütesiegel „Ö-Cloud“ österreichischer Cloud-Lösungen erkennen. Cloud-Anbieter, die ihre Daten in Österreich speichern, können sich mittels Self Assessment zertifizieren und werden auf der Eurocloud-Plattform gelistet.
oe-cloud.eurocloud.at/veroeffentlichung
DocuSign und Adobe Sign
Das sind Lösungen zum elektronischen Unterzeichnen von Dokumenten. Elektronische Unterschriften beider Anbieter sind in Deutschland, Österreich, der Schweiz und in fast allen Ländern der Welt rechtlich bindend. Beide Dienste sind kostenpflichtig. Sie können vorab kostenlos getestet werden.
docusign.de
acrobat.adobe.com
Microsoft To do und Todoist
To-Do-Applikationen sind im Privat- und Geschäftsleben sehr beliebt. Microsoft To Do gibt es als Desktop- und als Web-App. Das Tool lässt sich mit Outlook-Aufgaben kombinieren, ist kostenlos erhältlich und synchronisiert Aufgaben mit iPhone, Android, Windows 10 und dem Web. Todoist ist ebenfalls eine Aufgaben-Anwendung. Es gibt die Applikation als Website, für Desktop und mobile Endgeräte. Todoist ist in seiner Grundfunktion kostenfrei.
products.office.com
todoist.com
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